Définir votre événement
Cela peut paraître évident, mais bien connaître le contexte de votre événement et cibler vos
invités constitue LE point de départ pour vous organiser. Définir votre événement permet de
répondre au QQOC (Quoi/Qui/Où/Comment).
Quoi
Tout d’abord : de quel type d’événement s’agit-il ?
Est-ce une conférence, un souper-événement, un cocktail dînatoire, des funérailles, une
réunion familiale, un BBQ ou un simple dîner informel au bureau ?
Peu importe l’événement, ça vaut le coup de mettre en place un schéma (petit ou grand, selon
le cas) qui décrit brièvement votre événement et qui vous aidera à planifier les différentes
étapes de réalisation. De plus, lorsque vous communiquerez avec différents fournisseurs, ce
schéma devient votre meilleur allié contre l’oubli !
Un calendrier des tâches peut s’avérer utile, surtout dans les cas de repas événementiel de
plus grande envergure.
Il faut bien se le dire, peu importe la taille de votre événement, l’organisation est la clé du
succès !
Qui
Quelles seront les personnes invitées à votre événement ?
Est-ce une réunion de gens qui se connaissent ou qui ne se connaissent pas ? Y aurat-
il des dignitaires ou des invités de marque ? Est-ce un cocktail d’affaires qui permet
le réseautage ? Ou est-ce plutôt un dîner ou un cocktail pour souligner une occasion
spéciale auprès des employés.es ? (Départ à la retraite, promotion, Noël)
Bien sûr, il peut y avoir des invités « surprises » qui s’ajoutent au dernier moment, mais
établir à qui s’adresse l’événement peut éviter quelques faux pas.
Voilà qui met la table pour votre réflexion !
Où
À quel endroit se déroulera votre événement ?
En regard du nombre d’invités, l’emplacement s’avère un élément important au même
titre que les autres aspects.
Si l’événement se passe directement sur les lieux de l’entreprise, notamment pour une
formule cocktail, choisissez un emplacement aéré et convivial, quand c’est possible. Il
faudra vérifier à faire nettoyer les lieux, disposer des tables pour les plateaux de
bouchées, s’assurer qu’il y aura quelques sièges et un endroit en retrait pour permettre
au traiteur de travailler discrètement.
Si vous souhaitez que les boissons soient servies de manière efficace, prévoir une
table pour le personnel de service.
Certains détails font toute la différence !
Vous souhaitez louer un emplacement pour votre événement ? Il est alors préférable de
s’y prendre à l’avance, surtout pour les dates très courues, comme la période des
Fêtes. Si vous êtes en contact avec un traiteur, il peut vous accompagner dans le choix
d’un espace qui correspondra à vos besoins.
Comment
La question cruciale : de quel budget disposez-vous pour votre réception ?
Que ce soit à l’intérieur d’une entreprise, dans une organisation ou pour des
particuliers, respecter les budgets alloués pour la réalisation d’un événement demeure
un grand défi.
Mais c’est possible !
Vous souhaitez que tout soit parfait et c’est tout à fait normal.
Pour cela, établir vos priorités vous fera économiser temps et argent. Et surtout, n’ayez pas
peur de poser des questions ! Une autre façon simple de maximiser votre temps !
Lorsque vous aurez défini ces quatre points principaux, vous serez plus à l’aise pour la suite
des préparatifs, comme le choix du traiteur, la location de matériel, la décoration des lieux, le
vestiaire, enfin tous les détails qui feront de votre événement un succès !
N’oubliez pas que l’équipe traiteur, en plus de vous accompagner dans l’élaboration de votre
menu, possède une expérience pratique pour vos besoins de location en lien avec votre
réception, entre autres pour les tables, les chaises, la vaisselle, les nappes, etc.
N’hésitez pas à leur demander conseil !
Bon événement !
Caroline Cudia
Pour Zeste du monde
Date de publication : 11/1/2018 4:36:34 PM
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